Przekształcenie firmy w spółkę to dylemat, przed którym stoi wielu przedsiębiorców. Wybór jej rodzaju nie jest prosty. Warto pamiętać, że to, co dobre dla danego przedsiębiorcy, nie zawsze jest uszyte na miarę Waszej firmy. Chcę przedstawić Wam kilka praktycznych spostrzeżeń, które mogą pomóc podjąć najlepszą decyzję.
Rozważ: przekształcenie czy otworzenie spółki od zera?
Często sytuacja finansowa oraz struktura majątku firmy sprawia, że dużo lepszą opcją jest zbudowanie drugiej firmy obok już istniejącej. Powołanie spółki od zera pozwala stworzyć nierzadko śmiałą strukturę, która bez najmniejszych problemów zabezpieczy nasz biznes. W porównaniu do przekształcenia będzie to również rozwiązanie prostsze oraz generujące mniejsze koszty.
Przemyśl wybór spółki, w którą się przekształcasz
Koszty oraz stopień skomplikowania procedury przekształcenia zależy od wyboru określonego rodzaju spółki. Warto zrobić solidną kalkulację i symulację potencjalnych kosztów. Analiza rodzaju spółki, w którą chcielibyśmy przekształcić naszą firmę, powinna obejmować: zasady odpowiedzialności, które nas tam spotkają, formalizmy obowiązujące w danej spółce, stopień skomplikowania zarządzania podmiotem, i – co najważniejsze – podatki, które zapłacimy od osiąganych dochodów.
Pamiętaj o skutkach przekształcenia
Wszystkie podpisane umowy (w tym o pracę), pożyczki, kredyty, leasingi, decyzje, koncesje itp. przechodzą na przekształconą spółkę. Zdarza się jednak, że przepis prawa lub określony zapis umowy wprowadza obowiązek poinformowania stosownych organów albo kontrahentów o przekształceniu lub też wymaga podjęcia dodatkowych działań (np. przeniesienia w drodze decyzji licencji transportowej). W praktyce dość często taka problematyka dotyczy dofinansowań unijnych.
Oznacz prawidłowo dzień przekształcenia
Odpowiedni dzień powstania spółki przekształconej jest kluczowy dla firmy, zwłaszcza dla działu księgowego. Brak określenia daty przekształcenia lub jej zły wybór może spowodować konieczność licznych rozliczeń finansowych w środku miesiąca. To z pewnością przyprawi księgowych o zawrót głowy. Przypilnujcie zatem, aby przekształcenie nastąpiło ze skutkiem na pierwszy dzień miesiąca, a wasza relacja z księgowym na pewno znacznie się poprawi.
Dobrze przygotuj wszystkie dokumenty
Przekształcenie to dość sformalizowana procedura, należy zatem przygotować kilka dokumentów, m.in. treść umowy nowej spółki. Jeżeli na etapie przekształcenia umiejętnie określimy całą treść dokumentacji, pozwoli nam to uniknąć kolejnych wizyt u notariusza, by zmienić lub dodać odpowiednie zapisy. To ważne, bo czasami brak stosownych klauzul w umowie sprawia, że nie da się skutecznie zarządzać spółką.
Dokładnie określ wkłady
Szczegółowe opisanie wkładów i źródeł ich pochodzenia w umowie spółki pozwoli Wam w przyszłości uniknąć sporów z fiskusem. Najczęściej błędne opisy skutkują sporem, kiedy wkład został wniesiony (przed przekształceniem, czy też po przekształceniu).
Wybierz samodzielnie biegłego rewidenta
Procedura przekształcenia w wielu przypadkach przewiduje obowiązkowe sporządzenie opinii biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy. Najlepiej wybrać go samodzielnie, ustalając z nim wysokość wynagrodzenia i termin, w jakim zbada naszą dokumentację. W dalszej kolejności należy poprosić sąd, aby wyznaczył właśnie wybranego przez nas rewidenta. Jeśli tego nie zrobimy, nasz wpływ na wynagrodzenie rewidenta wskazanego przez sąd będzie mocno ograniczony.
Podatki, podatki i jeszcze raz podatki!
Przed przekształceniem trzeba pomyśleć o podatkach. Ważne są skutki podatkowe samej procedury, ale i obowiązki podatkowe, które pojawią się wraz z powstaniem nowej spółki. Warto przeprowadzić rozmowy i burzę mózgów w szerszym gronie: z prawnikiem, księgowym, biegłym rewidentem, bowiem po przekształceniu (lub aportach) pewnych elementów nie uda się cofnąć, ani też sprostować.
Niezależnie od tego jak złożone bywają procedury zmiany formy prawnej, ambitni właściciele każdej ekspansywnej firmy będą musieli rozważyć przekształcenie. Warto pamiętać, że szybki rozwój firmy może sprawić, że jej garnitur, czyli forma prawna, w jakiej działa, może stać się za ciasny. Nikt nie lubi chodzić w za krótkich spodniach, czy za małej marynarce. Nasza firma też. Warto dopasować jej nowy kostium.